Vous avez certainement constaté que la signature électronique s’impose dans de nombreux secteurs tels que la banque, les administrations publiques, etc. Les agences immobilières, afin de rester réactives en toutes circonstances, doivent franchir le pas de la signature digitale. Découvrez dans cet article, tout ce que vous devez savoir au sujet de la signature numérique et quels outils utiliser.
Signature électronique dans l’immobilier : définition et usage
La signature électronique d’un document numérique est de plus en plus utilisée. Mais savez-vous réellement de quoi il retourne ?
La signature électronique permet de valider, d’apposer votre accord sur un document numérique. Pour ce faire, le procédé employé doit garantir l’authenticité de son auteur.
Attention, vous devez faire la différence entre :
- une signature électronique simple : scannée ou apposée à l’aide d’une image,
- une signature électronique avancée (SEA) ou qualifiée, qui répond à un formalisme très encadré.
En effet, dans ce second cas, le niveau de sécurité est plus élevé, il intègre un système d’authentification qui répond au règlement eIDAS. Sans cela, votre signature n’est pas totalement authentifiée et juridiquement valable.
Vous vous demandez peut-être si l’usage de la signature électronique est valable dans le secteur immobilier ? La réponse est oui, à condition d’utiliser des outils reconnus.
Une connexion authentifiée par envoi d’un code SMS est, en effet, obligatoire. Une double authentification est parfois demandée avec le scan de la pièce d’identité du signataire.
Dans quels cas mettre en pratique la signature électronique dans l’immobilier ?
En tant qu’agent immobilier vous êtes régulièrement sur le terrain. Auparavant, afin de concrétiser une offre, ailleurs que dans vos locaux, vous deviez pré-imprimer les documents papiers ou les envoyer au domicile de votre client, etc.
La digitalisation des échanges permet aujourd’hui d’envoyer les documents par mail. Ainsi, votre client peut les signer confortablement installé dans son canapé !
Mais il est également possible de lui permettre de les signer lors d’une visite par exemple, via une tablette de signature utilisant des applications reconnues.
Signature d’un état des lieux
Une solution certifiée est idéale pour valider un état des lieux d’entrée ou de sortie. Ce document est essentiel dans la relation bailleur/locataire. Le document numérique est ensuite archivé et bénéficie d’une conservation optimale !
Et en plus, le document est incontestable, puisqu’il ne peut pas être modifié.
Signature d’un contrat de gestion locative
La signature électronique d’un contrat de gestion locative est intéressante lorsque vous avez des clients éloignés. Les déplacements sont alors évités.
Signature d’un mandat de vente
Concrétiser un mandat de vente nécessite de récolter la signature des vendeurs le plus rapidement possible. En termes de délai, la signature électronique est la grande gagnante !
Signature électronique : quel outil utiliser ?
Les agences immobilières peuvent utiliser un outil de signature électronique. Des applications permettent de simplifier cette démarche auprès de leurs clients. Des solutions sont même utilisables sur n’importe quel support : ordinateur, tablette, smartphone…
Les applications les plus utilisées sont Yousign, docusign ou universign. Renseignez-vous !
Un expert-comptable spécialisé dans le secteur de l’immobilier peut vous conseiller sur les outils reconnus et certifiés. Contactez-nous !
